Una firma es un fragmento de HTML que se copia dentro de cada mensaje y que interpretan programas muy distintos: Gmail en el navegador, Outlook de escritorio, Mail del iPhone. Lo que en tu editor se ve impecable puede llegar descuadrado o ilegible.

Qué lleva una firma profesional y en qué orden

Muchos solo leen las dos primeras líneas. De arriba abajo:

• Nombre y apellidos, tal y como quieres que te busquen.
• Cargo y, en organizaciones grandes, departamento.
• Empresa, enlazada a la web.
• Un solo teléfono: aquel por el que quieres que te llamen.
• Web y, si atiendes al público, dirección física.
• Datos registrales, si la empresa debe hacerlos constar.
• Redes: solo las que atiendes por trabajo.

Sobra casi todo lo demás: tu propia dirección de correo, que ya viaja en la cabecera; la frase motivacional; el aviso sobre imprimir; los iconos de redes que nadie atiende. Cada añadido resta peso a los tres datos que sí se consultan.

Por qué se rompen: el HTML del correo no es el de la web

Los clientes de correo no son navegadores: filtran el HTML que reciben y aplican solo parte del CSS.

La documentación que Microsoft publicó para Outlook 2007, todavía la referencia detallada más completa, describe que el Outlook clásico de Windows muestra el cuerpo de los mensajes HTML con el motor de análisis y representación de Word, y que ese motor admite un subconjunto de HTML 4.01 y de CSS nivel 1. Entre las propiedades que marca como no admitidas están float, clear, position, z-index, overflow, max-width, min-width, background-image y text-shadow. Flexbox y Grid son especificaciones muy posteriores: ni figuran. De ahí la regla: maquetar con tablas, porque table, tr y td están entre los elementos con soporte completo y width, cellpadding y cellspacing hacen el trabajo del CSS.

Segunda regla: estilos en línea, en el atributo style de cada celda. El motivo no depende de ningún cliente concreto: una firma se pega dentro del cuerpo del editor, donde no hay cabecera en la que alojar una hoja de estilos, así que lo único que viaja con garantías es lo que va en el atributo style de cada celda. Ten en cuenta además que el nuevo Outlook para Windows y Outlook en la web no usan el motor de Word, sino uno de navegador, de modo que la misma firma puede verse distinta según la versión. Tampoco admite form, input, button, script ni iframe, y de un GIF animado muestra un solo fotograma.

Por qué las imágenes llegan bloqueadas

Microsoft indica que Outlook bloquea de forma predeterminada la descarga automática de imágenes de Internet por razones de seguridad, privacidad y consumo de datos; entre ellas, los píxeles de seguimiento: imágenes invisibles que avisan al remitente de que has abierto el mensaje. Gmail sí las muestra por defecto, pero permite pedir confirmación antes de mostrar imágenes externas.

Conclusión: la firma debe entenderse entera sin una sola imagen. Nombre, cargo, teléfono y web, en texto; logotipo e iconos, decoración. Pon alt en cada imagen y declara width y height para que el hueco bloqueado no descuadre la tabla. Y la imagen vive en una URL pública: si borras el archivo, los mensajes ya enviados mostrarán un hueco.

Cómo instalarla paso a paso

Gmail en el ordenador

Copia la firma y abre Configuración (rueda dentada), Ver todos los ajustes, pestaña General. Baja a la sección Firma, pulsa Crear nueva, ponle nombre y pega con Ctrl+V; no uses «pegar sin formato», perderías el HTML. Debajo, asígnala a mensajes nuevos y a respuestas y reenvíos. Termina con Guardar cambios, al final de la página: olvidarlo es el fallo más común. Gmail admite hasta 10.000 caracteres.

Outlook

Nuevo Outlook y Outlook en la web: Configuración, Cuentas, Firmas, Nueva firma; pega, marca las casillas de mensajes nuevos y de respuestas, y guarda. Outlook clásico de Windows: Archivo, Opciones, Correo, botón Firmas (o, desde un mensaje nuevo, Mensaje, Firma); pulsa Nuevo, pega y, en «Elegir firma predeterminada», selecciona la cuenta y asígnala a Mensajes nuevos y a Respuestas o reenvíos. La firma es de cada cuenta y de cada dispositivo: pruébala en Gmail web, en Outlook y en el móvil.

Datos identificativos: qué exige la norma

El artículo 24.1 del Código de Comercio obliga a los empresarios y sociedades sujetos a inscripción obligatoria a hacer constar en toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas el domicilio y los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil; las sociedades, además, su forma jurídica y, en su caso, la situación de liquidación.

La Ley 34/2002 (LSSI) es otra cosa. Su artículo 20.1 exige que las comunicaciones comerciales por vía electrónica sean claramente identificables como tales y que también lo sea la persona en cuyo nombre se realizan; el artículo 21 prohíbe la publicidad por correo electrónico no solicitada y obliga, si hay relación contractual previa, a incluir una dirección electrónica donde oponerse. Pero ojo: ambos hablan de comunicaciones comerciales, y el anexo f) excluye de ese concepto los datos que permiten acceder directamente a la actividad de una empresa, como el dominio o la dirección de correo. Un mensaje ordinario de trabajo no se vuelve publicidad por llevar tu web en la firma.

Accesibilidad y peso

La firma se repite en cada mensaje del hilo, así que todo lo que pesa se multiplica.

• Contraste: el criterio 1.4.3 de las WCAG 2.2 pide 4,5:1 para texto normal y 3:1 para texto grande (18 puntos, o 14 en negrita). El gris claro sobre blanco casi nunca llega.
• Texto alternativo: alt descriptivo en el logotipo, alt vacío en los adornos.
• Enlaces: teléfono con tel: y correo con mailto:.
• Imágenes: una sola, al tamaño exacto en que se muestra y sin animación.
• Modo oscuro: un logotipo con transparencia y trazo negro se vuelve ilegible sobre fondo oscuro.

El generador deja el HTML listo para pegar, pero no comprueba cómo lo verá cada destinatario ni decide qué datos debe publicar tu empresa: ante dudas registrales, consulta con tu asesoría.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi firma se ve bien en Gmail y descuadrada en Outlook?

Porque no usan el mismo motor. El Outlook clásico de Windows representa el cuerpo de los mensajes HTML con el motor de Word, según la documentación que Microsoft publicó para Outlook 2007, que solo admite un subconjunto de HTML 4.01 y de CSS nivel 1: propiedades como float, position, overflow o max-width figuran como no admitidas, y Flexbox o Grid ni siquiera aparecen. Un diseño de capas se descompone ahí. La solución es maquetar con tablas y poner los estilos en línea, celda por celda.

¿Debo incluir los datos del Registro Mercantil en la firma de mi empresa?

El artículo 24.1 del Código de Comercio obliga a los sujetos a inscripción obligatoria a hacer constar el domicilio y los datos identificadores de su inscripción en toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas; las sociedades, además, su forma jurídica y, en su caso, la situación de liquidación, y si mencionan el capital, el suscrito y el desembolsado. El artículo no distingue soportes ni cita expresamente el correo electrónico: confírmalo con tu asesoría.

¿Mi correo diario de trabajo es una «comunicación comercial» según la LSSI?

No por llevar firma. Los artículos 20 y 21 de la Ley 34/2002 regulan las comunicaciones comerciales, y el anexo f) de esa misma ley excluye del concepto los datos que permiten acceder directamente a la actividad de una persona o empresa, como el nombre de dominio o la dirección de correo. Otra cosa es un envío promocional: ahí sí debe ser claramente identificable como comercial, y también quien lo remite.

¿Por qué algunos destinatarios ven un recuadro vacío donde va el logotipo?

Porque su programa bloquea las imágenes externas. Microsoft indica que Outlook bloquea de forma predeterminada la descarga automática de imágenes de Internet, entre otras razones por los píxeles de seguimiento; Gmail las muestra por defecto, pero permite pedir confirmación previa. Por eso los datos van siempre en texto: añade el atributo alt y declara width y height para que el hueco no descuadre la tabla.

¿La firma que configuro en el ordenador se aplica también en el móvil?

En la aplicación de Gmail existe una «Firma para móviles» propia, en Menú, Ajustes y tu cuenta; según la ayuda de Google, si no creas una firma en la aplicación, los mensajes nuevos usan la que configuraste en el ordenador. En Outlook la firma se define por cuenta y por aplicación, así que revisa el móvil antes de darla por instalada.

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